Vuelvo a la carga con el Laboratorio de AV. Hoy hablamos de hábitos saludables y cómo ser productiva en el trabajo como AV.
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Bienvenida al episodio 27 del podcast, esta semana te hablo cómo generar hábitos saludables que te hagan ser productiva en tu jornada diaria de trabajo para reducir al máximo el estrés y vivir a gusto con lo que hacemos.
Para ello, una de las claves es la organización de nuestro trabajo y, en este sentido, voy a compartir contigo mi método, el que a mí me funciona ahora mismo y el que he ido puliendo con los años para adaptarlo a mis necesidades.
¿Estás lista, compañera?
Hoy voy a compartirte algunos tips de organización y una clave que a mí me parece fundamental para mantener una rutina de trabajo saludable y ser productiva: los descansos.
Hemos de acostumbrarnos, cada cierto rango de tiempo, a hacer pausas.
Levantarnos, darnos un paseo, despejar no sólo la mente, sino también estirar las piernas y el cuerpo.
En cuanto a la productividad y la organización, empezaría recalcando que, para sentirnos que estamos desarrollando plenamente aquello que nos hayamos anotado en la agenda, es importante que nos marquemos una tarea u objetivo prioritario.
A ser posible, esta tarea será lo primero que haremos cuando nos sentemos delante del ordenador (¡o cómo sea que cada una trabaje!)
Si en las dos o tres primeras horas de tu jornada, terminas ese objetivo prioritario que te has puesto, a partir de ese momento vas a desarrollar el resto de la jornada con un sentimiento de satisfacción y estarás mucho más relajada. Sentirás que te has quitado un peso de encima.
Por ejemplo, si para ti el bloque más importante del día es la atención a tus clientes, la revisión de la bandeja de emails y las redes sociales, dedica 1-2 horas, nada más arrancar, a ello.
Tras concluir ese bloque principal, aunque sigas trabajando en otras actividades secundarias, lo harás con la mente y el cuerpo en situación de relax. Y no en esa fase de estrés, en la que entramos cuando debemos acabar algo importante, que estamos postergando.
Esto nos suele suceder a todas y me recuerda al libro de Brian Tracy, Tráguese ese sapo.
Cuando tenemos una tarea que se nos atasca y parece que no acaba de salir, mi mente lo que hace, en modo defensivo, es entrar en el bucle del estrés y, si lo dejo, en el de la pereza.
Y esto, compañera, ¡es súper tóxico!
Por eso, me parece que es muy importante aprender a utilizar este sistema de organización de trabajo para crear un hábito saludable.
¡Ojo! Cuando te plantees tu objetivo diario, recuerda que ha de ser alcanzable. Los grandes objetivos, hay que partirlos en pequeños objetivos para que no nos generen una ansiedad innecesaria.
Siguiendo al hilo de esto, a la hora de elegir tus objetivos, es fundamental que sepas diferenciar entre lo urgente y lo importante.
De hecho, la idea es que trates de no sucumbir a lo urgente. No te comas muchas horas de tu jornada en lo urgente, porque de esta manera es fácil que vuelvas a esa situación de estrés que tratamos de evitar con este sistema de trabajo y organización que nos permita trabajar de forma saludable.
Así que, para manejar tus tareas, céntrate en atajarlas o realizarlas en el momento en el que todavía son importantes y no las postergues hasta que se conviertan en urgentes.
Otra clave para ayudarte en la organización cotidiana es la de trabajar por bloques de tiempo.
Cada una sabe cuánto tiempo necesita su mente para entrar de lleno en una tarea, concentrarse y que todo fluya.
A mí me pasaba, antes de aprender esto, que leía sobre la técnica Pomodoro, que habla de bloques de veinte minutos y cinco de descanso, con un receso más largo tras tres bloques consecutivos de trabajo.
Problema: que para mí esos veinte minutos eran demasiado cortos.
Cuando empezaba a entrar en la dinámica de creatividad de una tarea, tenía que cambiar.
Sin embargo, te confesaré que al principio de descubrir el ‘time-blocking’ me parecía super asfixiante.
Con el tiempo, me he dado cuenta de que lo importante es ir revisando todas estas fórmulas y adaptarlas a tus necesidades.
Gracias a Alba Color, yo adapté esta técnica y aprendí a crear espacios entre los distintos bloques de trabajo para poder respirar.
Además, en lugar de trabajar en bloques muy cortos, por mis necesidades, los convertí en espacios algo más largos.
Por ejemplo, mis bloques puedes oscilar entre (mínimo) 40 minutos y las 2 horas. Siempre dependiendo del tipo de tarea que vaya a hacer.
Por eso, en esto lo mejor es que hagas tus propias pruebas. Define cuáles son tus necesidades para ir adaptando las distintas técnicas, de modo que funcionen para ti.
En cuanto a esto de los bloques de tiempo, una de las cosas que llevé mal al principio, era el tener que estar dándole al botón del Pomodoro, para controlar realmente los tiempos.
Sin embargo, hasta que tengas claridad sobre tus ritmos y cuánto te cuesta cada tarea, creo que sí es conveniente utilizar algunas herramientas que te ayuden a contabilizar el tiempo. Porque muchas veces pecamos de ser demasiado optimistas con el tiempo que consumimos en cada tarea.
Esto es muy importante y te ayudará mucho a la hora de crear tus paquetes de servicios o establecer tus tarifas, por ejemplo.
Yo estuve siguiendo estas pautas durante al menos dos años completos y ahora hace uno que ya lo manejo sin tanta rigurosidad.
La clave de cualquier sistema de productividad es que te ayude a mejorar, sin enjaularte.
Por eso, hay que tener cuidado en no convertir el ser productiva en un látigo. En ese caso, nos vamos al extremo contrario y nos acabamos auto castigándonos.
Para gestionarlo de forma saludable, lo mejor es probar por uno o dos meses y hacer revisión: cómo nos sentimos, cómo nos encontramos…
Si no acaba de funcionar para ti, pregúntate: ¿qué es lo que no funciona y cómo podría ajustarlo?
Por ejemplo, hablando de adaptación. Cuando yo leía sobre cómo marcarse objetivos diarios, se recomendaba marcarse tres.
A mí me funciona mejor establecer un único objetivo. Y sí, soy consciente de que hay tareas recurrentes que realizo cada día y que van a continuación de que finalice mi objetivo principal.
Y así, llegamos a los descansos.
Según las recomendaciones, me di cuenta de que era imprescindible no saltárselos. No acabar utilizándolos para seguir trabajando y apurar la tarea anterior.
Por eso, ahora prefiero bailar la duración de los bloques, pero respetar a pies juntillas los momentos de descanso. Sobre todo, si los bloques son excesivamente intensos, como los de dos horas.
Este para mí es el máximo y después, sí o sí, necesito respirar para refrescar la mente y el cuerpo y volver a ser más productiva con lo que vaya a hacer a continuación.
Para esos momentos de ‘apurar’ tareas, lo mejor es dejar huecos entre los bloques. Estos irán siempre aparte de lo que son los descansos. En ellos, puedes realizar tareas cortas y liberar la mente de pequeños pendientes.
Así que, este es el método para ser productiva que a mí me funciona ahora mismo. Al que he llegado, después de ir ajustándolo desde hace casi cuatro años que trabajo desde casa.
Y recuerda: la finalidad de este proceso de organización es generar unos hábitos que te ayuden a ser productiva y te hagan sentir a gusto en tu día a día.
¿Ya tienes el tuyo bien definido, compañera?
No dejes de escuchar estos podcast y de compartirlos con otras personas a las que creas que les puede interesar, porque juntas vamos a sacar del coma a nuestra maravillosa profesión.
Tú y yo juntas somos el antídoto y pronto tendrás mucho más con lo que combatir y conquistar el lifestyle que has venido buscando en la AV y que te mereces.
Gracias un día más por darle vida a este laboratorio de Asistencia Virtual, continuemos experimentando para crecer compañera.
